С ноября 2018 года министерством реализуется проект по оптимизации расходов на выпуск бумажной версии общественно-политической газеты «Рязанские ведомости». Проект разработан с учетом развития цифровых технологий и востребованности электронных носителей информации.
Информация по проекту«Цифровизация системы учета правовых документов министерства (приказов)»
Суть проекта: внедрение системы учета и хранения правовых документов министерства (приказов) в электронном виде.
При регистрации правовых документов министерства (приказов) сотрудник канцелярии производил большое количество действий, которые включали в себя копирование и заверение копий приказов для внутренних адресатов согласно рассылке. Так же при поиске и выдаче копии ранее принятых правовых документов министерства (приказов) сотруднику осуществлял поиск в базе "Канцелярия" номера папки где хранится приказ, поиск папки (в том числе в архиве), далее поиск приказа в папке, подготавливал и заверял копии приказа и передавал исполнителю.
До реализации проекта рассылка и поиск приказов осуществлялся вручную.
В ходе мониторинга результатов данного механизма регистрации и поиска правовых документов министерства были выявлены следующие отрицательные аспекты:
- большие трудозатраты на копирование и заверение копий приказа;
- большие траты бумаги для копий;
- время поиска раннее принятого приказа в среднем составляло 2-3 дня.
С учетом указанного, процесс имел недостатки в виде значительных временных и трудовых затрат.
При реализации проекта определены следующие показатели эффективности:
- сокращение времени на рассылку приказов для внутренних исполнителей;
- сокращение расходования бумаги на 90 %;
- сокращение трудозатрат с 33% до 1%.
Результатом внедрения проекта стала Система «ДЕЛО».
Использование Системы имеет ряд преимуществ:
- регистрационная карточка содержит полный набор реквизитов необходимый для регистрации документов (№ приказа, дата, название, исполнитель, прикрепленный файл, визы);
- быстрый и удобный поиск;
- навигация по связкам между документами, что позволяет ориентироваться во всей совокупности связанных документов;
- возможность направления приказа по рассылке, документ поступает к исполнителю мгновенно;
Реализация проекта не потребовала расходования бюджетных средств.
Итоги проекта: «Оптимизация системы технической и методологической поддержки заказчиков путем внедрения новых способов коммуникации».
Успешная реализация проектов в 2018 году доказала свою эффективность и получило высокую оценку со стороны руководства
Благодаря данному проекту, в 2018 году работа Правительства Рязанской области стала более оперативной и качественной, постепенно устраняются различные потери и снижаются материальные затраты.
Проекты ГБУ РО "Центр государственной кадастровой оценки" 2019 года.
Проекты ГКУ ГКУ РО "Центр закупок Рязанской области" 2019 года.
Реализация принципов Бережливого производства в Минимуществе - 2018
15 декабря в центре города с шаговой доступностью открыт на базе принципов «Бережливого производства» Центр занятости населения». На площадке областного центра занятости разместились отделы по городу Рязани и Рязанскому району. Получение государственных услуг стало возможным также в электронном виде.
В рамках Всероссийского форума "Бережливое производство" прошел Workshop «Основы бережливого производства: теория и практика»
5 декабря в Рязани прошел Всероссийский форум «Бережливое производство». Работа форума была организована по нескольким направлениям: здравоохранение, промышленность, правительство, социальная сфера. Участники из нескольких регионов страны познакомились с лучшими практиками по внедрению технологий бережливого производства.В работе секции «Социальная сфера» приняло участие министерство физической культуры и спорта и два подведомственных учреждений: государственное автономное учреждение дополнительного образования «Детско-юношеская спортивная школа Дворца спорта «Олимпийский» и государственное автономное учреждение Рязанской области «Центр спортивной подготовки «Академия тенниса имени Н.Н. Озерова».
Минимущество открыло двери для всех желающих: ознакомится с внедрением в деятельность министерства принципов Бережливого производства; с имеющимися за период реализации проекта 2017-2018 годы достижениями, а также самостоятельно пройти по пути нахождения проблемных точек в работе и определения направлений их решения и представить конечный результат своих действий.
5 декабря Центр государственной кадастровой оценки стал одной из площадок проведения воркшопа по применению методики «Бережливого производства» в работе учреждения. Мероприятие состоялось в рамках одноименного всероссийского форума, который проходит в этот день по инициативе Правительства Рязанской области и АНО «Центр Бережливого производства Рязанской области».
Темой воркшопа стала оптимизация процессов взаимодействия путем применения информационных технологий.
В ходе мероприятия рассмотрены общая концепция цифровизации процессов государственного управления, недостатки традиционной «бумажной» схемы управления документооборотом, функциональные возможности региональной информационной системы в сфере закупок по реализации единого электронного цикла управления закупками, механизмы электронного взаимодействия при осуществлении закупок, а также формирования и подписания электронных соглашений о проведении совместных закупок, результаты внедрения информационных технологий в деятельность Центра закупок.
В завершении воркшопа его участникам была предоставлена возможность с применением предложенных информационных технологий в режиме реального времени смоделировать электронные процессы взаимодействия субъектов закупочного процесса, формирования и подписания электронного соглашения.
