Бережливое производство

Завершение ГКУ РО "Центр закупок Рязанской области" проекта «Оптимизация процесса подписания протоколов заседаний комиссий по осуществлению закупок»

26.12.2019

Суть проекта: внедрение электронных протоколов заседаний комиссий по осуществлению закупок.

Ежегодно ГКУ РО «Центр закупок Рязанской области» (далее – Учреждение) проводится более 15 тыс. закупок по Федеральному закону № 44-ФЗ. В рамках каждой закупки действует комиссия по осуществлению закупки (далее – комиссия). В процессе каждой закупки секретарем комиссии (специалистом Учреждения) составляется в среднем два протокола заседания комиссии, содержащих решения членов комиссии об отклонении (допуске) заявок участников закупок. При этом, протокол составляется по результатам очного заседания комиссии и должен содержать собственноручные подписи членов комиссии.

До реализации проекта Учреждением осуществлялась подготовка протоколов в бумажном виде. Для подписания протокола необходима явка заказчика непосредственно в Учреждение.

В ходе мониторинга механизма подписания протоколов были выявлены следующие отрицательные аспекты:

- финансовые, временные и трудовые издержки заказчика, обусловленные приездом в Учреждение для подписания «бумажного» протокола;

- финансовые, временные и трудовые издержки Учреждения, обусловленные изготовлением «бумажных протоколов»;

- необходимость выделения мест для архивного хранения «бумажных» протоколов;

- затруднительный поиск протокола в общем массиве «бумажных» документов.

С учетом указанного, при реализации проекта Учреждением были определены следующие показатели эффективности проводимых улучшений:

- сокращение срока подписания протокола с 195 до 15 минут (т.е. в 13 раз!);

- сокращение финансовых затрат Учреждения на изготовление «бумажных» протоколов с 30 000 до 0 руб.;

- сокращение финансовых затрат заказчиков на приезд в место подписания протокола с 500 000 до 0 руб.

При работе над проектом произведена визуализация шагов картируемого потока, проведен хронометраж операций процесса, составлены карты текущего и целевого состояния, подготовлены перечень и пирамида проблем, выявлены возможные способы решения проблем и оценен вклад каждого в достижение целевых показателей, подготовлен план действий.

Ключевым элементом плана действий стало внедрение электронного протокола, подписание которого осуществляется заказчиком посредством ЭЦП с рабочего места. Предоставление такой возможности позволяет сократить издержки контрактной системы региона в целом и, несомненно, особо значимо для заказчиков, территориально расположенных на значительной удаленности от Учреждения. Хранение электронного протокола предполагается в региональной информационной системе в сфере закупок. В основу механизма электронного протоколирования по Федеральному закону   № 44-ФЗ предусмотрен уже реализованный Учреждением аналог по Федеральному закону № 223-ФЗ.

Вместе с тем, реализация проекта в настоящее время не возможна по следующим причинам.

Так, действующим законодательством о контрактной системе не предусмотрена возможность формирования электронных протоколов и их последующего подписания ЭЦП. Указанное следует из официального ответа федерального органа по регулированию контрактной системы - Минфина России на запрос Правительства Рязанской области по обозначенной проблематике (от 12.03.2018):

«…оформление и подписание протоколов заседаний аукционной комиссии в форме электронного документа Законом о контрактной системе не предусмотрены».

С 2017 года Учреждение совместно с Минимуществом Рязанской области неоднократно выходило с инициативой внесения соответствующих законодательных поправок (в том числе, посредством Общероссийской общественной организации «Гильдия отечественных закупщиков и специалистов по закупкам и продажам», Регионального политического совета Рязанского регионального отделения Партии «Единая Россия» и др., к федеральным органам по регулированию контрактной системы, на Первом Всероссийском форуме «Госзаказ в Новогодней столице 2020», на иных многочисленных форумах и конференциях по тематике госзакупок).

Вместе с тем, предлагаемые изменения до настоящего времени не приняты. Кроме того, функционал Единой информационной системы в сфере закупок также не адаптирован под электронные протоколы.

С учетом изложенного, план мероприятий, в части автоматизации процесса подписания электронных протоколов, не может быть реализован в настоящее время.

При этом, следует отметить, что в рамках проекта Учреждением реализован ряд улучшений:

- зал подписания протоколов (конференц-зал) Учреждения перенесен на основной 3-ий этаж, что позволило сократить время движения протоколов;

- доработан автоматически генерируемый протокол, тем самым устранены множественные ошибки в протоколе, которые ранее исправлялись вручную;

- осуществлена расстановка рабочих столов и принтеров с учетом требований эргономики;

- проведена разъяснительная работа с заказчиками в части сокращения (где это возможно) технического задания путем исключения незначимых и дублирующих характеристик, не оказывающих влияние на качество закупаемых товаров, поскольку именно объемные технические задания усложняют процесс подготовки первой части заявки участниками закупок;

- настроено автосохранение объемных паролей для входа в личные кабинеты региональной информационной системы, на электронные площадки, что позволило сократить время на подготовку протокола.

Реализация указанных мероприятий не потребовала расходования бюджетных средств.