Бережливое производство

Завершение ГКУ РО "Центр закупок Рязанской области" проекта: «Оптимизация процесса подготовки и проверки документов по закупкам муниципальных заказчиков»

25.12.2019

Суть проекта: подготовка памятки, описывающей и иллюстрирующей процесс взаимодействия; внедрение форм и шаблонов документов

В соответствии с распоряжением Правительства Рязанской области от 25.04.2017  № 178-р (далее – Распоряжение) на Учреждение возложены полномочия по определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей) для муниципальных органов, муниципальных казенных учреждений, муниципальных бюджетных учреждений при осуществлении закупок, финансовое обеспечение которых частично или полностью осуществляется за счет предоставленных из областного бюджета межбюджетных трансфертов при условии централизации закупок.

В настоящее время насчитывается более 280 заказчиков муниципального уровня, осуществляющих закупки посредством Учреждения. При этом, с каждым годом число таких заказчиков растет.

Порядок взаимодействия Учреждения и заказчиков регламентирован Распоряжением. Согласно данному акту заказчики при взаимодействии с Учреждением используют региональную информационную систему.

В ходе мониторинга механизма взаимодействия Учреждения и заказчиков были выявлены следующие отрицательные аспекты:

- сложность уяснения заказчиком отдельных этапов взаимодействия с Учреждением;

- сложность уяснения заказчиком технических нюансов работы в региональной информационной системе;

- неудовлетворительное качество подготавливаемых заказчиками заявок на закупку и документаций об осуществлении закупок (особенно по закупкам ранее «не свойственным» заказчику, например, строительных работ);

- длительность проверки Учреждением подготовленных заказчиком заявок на закупку и документаций об осуществлении закупок (ввиду большого количества замечаний и предложений к документам);

- большое количество возвратов документов на доработку заказчику.

Указанные обстоятельства в совокупности приводили к затягиванию общего срока проведения закупки, и, соответственно, несвоевременному удовлетворению нужд заказчика, неритмичному освоению бюджетных средств.

Учитывая высокую социальную значимость указанных закупок, целевым показателем проекта избрано сокращение срока их проведения с 12 до 7 дней за счет внедрения алгоритмов взаимодействия, подготовки наглядных материалов, описывающих и иллюстрирующих данный процесс, внедрения форм и шаблонов документов.

Реализация проекта направлена на обеспечение оперативного освоения бюджетных средств, своевременное удовлетворение муниципальных нужд, эффективное и рациональное осуществление закупок в целом.

При работе над проектом произведена визуализация шагов картируемого потока, проведен хронометраж операций процесса, составлены карты текущего и целевого состояния, подготовлены перечень и пирамида проблем, выявлены возможные способы решения проблем и оценен вклад каждого в достижение целевых показателей, подготовлен план действий.

В соответствии с планом действий реализованы следующие мероприятия:

- подготовлена и размещена на сайте цзро62.рф электронная памятка по взаимодействию заказчиков с Учреждением (памятка содержит пошаговый алгоритм и схему взаимодействия, подробное описание действий заказчика по совершению основных операций в РИС с отсылкой на нормы права, адаптированную инструкцию по работе с РИС, особенности осуществления отдельных видов закупок, информацию о возможностях и преимуществах функционала автоматической генерации документации о закупке, практические рекомендации, направленные на совершенствование процесса проведения закупок);

- подготовлены чек-листы и регламенты проверки Учреждением документов заказчика;

- доработан сайт Учреждения, в частности, расширена база нормативных актов по вопросам муниципальных закупок, обновлены шаблоны документаций о закупках, усовершенствована новостная лента;

- доработан календарь подачи заявок в части указания наиболее оптимального периода подачи заявок на закупку в Учреждение с точки зрения риска неразмещения закупок в срок (будет внедрен в январе 2020 года);

- проведены тренинги с сотрудниками Центра на тему поведения в конфликтных ситуациях и их разрешения.

Реализация указанных мероприятий позволила достичь целевых показателей и не потребовала расходования бюджетных средств.

Мониторинг и анализ проведенных улучшений будут проведены с 23.12.2019 по 28.02.2020.