Бережливое производство

Итоги реализации проекта Минимуществом

02.08.2019 Информация по проекту«Цифровизация системы учета правовых документов министерства (приказов)»

Суть проекта: внедрение системы учета и хранения правовых документов министерства (приказов) в электронном виде.

При регистрации правовых документов министерства (приказов) сотрудник канцелярии производил большое количество действий, которые включали в себя копирование и заверение копий приказов для внутренних адресатов согласно рассылке. Так же при поиске и выдаче копии ранее принятых правовых документов министерства (приказов) сотруднику осуществлял поиск в базе "Канцелярия" номера папки где хранится приказ, поиск папки (в том числе в архиве), далее поиск приказа в папке, подготавливал и заверял копии приказа и передавал исполнителю.
До реализации проекта рассылка и поиск приказов осуществлялся вручную.
В ходе мониторинга результатов данного механизма регистрации и поиска правовых документов министерства были выявлены следующие отрицательные аспекты:
- большие трудозатраты на копирование и заверение копий приказа;
- большие траты бумаги для копий;
- время поиска раннее принятого приказа в среднем составляло 2-3 дня.
С учетом указанного, процесс имел недостатки в виде значительных временных и трудовых затрат.
При реализации проекта определены следующие показатели эффективности:
- сокращение времени на рассылку приказов для внутренних исполнителей;
- сокращение расходования бумаги на 90 %;
- сокращение трудозатрат с 33% до 1%.
Результатом внедрения проекта стала Система «ДЕЛО».
Использование Системы имеет ряд преимуществ:
- регистрационная карточка содержит полный набор реквизитов необходимый для регистрации документов (№ приказа, дата, название, исполнитель, прикрепленный файл, визы);
- быстрый и удобный поиск;
- навигация по связкам между документами, что позволяет ориентироваться во всей совокупности связанных документов;
- возможность направления приказа по рассылке, документ поступает к исполнителю мгновенно;
Реализация проекта не потребовала расходования бюджетных средств.